Intelligente Dokumente?
Zu jedem Dokument, das vom TelliDocX erfasst wird, gibt es eine XML-Datei (in Folge kurz XML genannt), die ebenso wie das Originaldokument im Filesystem abgelegt wird.
Alle im XML vorhandenen Informationen werden aus verschiedenen Dokumenten, Programmen oder Systemen zusammengetragen, damit die Informationen zum Dokument, schnell und gezielt zur Verfügung stehen. Die XML stellt eine Art von Cache dar, die bei Verlust oder Beschädigung ohne großen Aufwand neu erstellt wird. Sie ist aber auch eine Schnittstelle zu anderen Management-Systemen oder Programmen, wie ERP oder CRM.
Dank dieser Möglichkeit können Informationen programmübergreifend genutzt werden. Der strukturierte Aufbau einer XML gibt dabei aber auch die Möglichkeit, die hinterlegten Informationen für jede Abteilung unterschiedlich auszuwerten und darzustellen. Die Rechnungsabteilung z.B. sieht nur die Informationen, die für sie als relevant festgelegt wurden. Farbe, Größe und Gewicht eines Artikels könnte für sie als nicht so relevant wie Brutto-, Nettopreis oder die Frachtkosten gewichtet und dadurch „ausgeblendet“ werden.
Durch die XML ist es möglich, dass beim Öffnen eines Dokuments, das System weitere Optionen bereit stellt, wie z.B. ähnliche Dokumente, weitere Kunden- rechnungen, den Lieferschein, die Adress des Kunden oder Kommentare anderer Mitarbeiter. Die Intelligenz des Dokuments steckt in dem Zusammenspiel der XML und der Programme, die deren Informationen auswerten und verarbeiten. Interne Suchmaschinen, die nicht nur Volltextrecherche erlauben sondern auch direkt auf die XML zugreifen, ermöglichen es sofort die Information zu finden, die benötigt wird.
Der semantische Ansatz von TelliDocX trägt dabei maßgeblich zum intelligentem Dokument bei. Die Volltextrecherche, d.h.eine Dokument nach allen enthaltenen Wörtern durchsuchbar zu machen, ist keine Kunst mehr. Die in TelliDocX integrierte OCR übernimmt die Aufgabe vollautomatisch und erzeugt aus allen gescannten Texten durchsuchbare PDF für das System.
Damit ein DMS Dokumente auch versteht, muss es sie nicht nur Lesen können. Es benötigt auch noch Mechanismen, die den Inhalt eines Dokuments auswerten und nutzen können. Eine semantische Erkennung führt dazu, dass ein Dokument nicht nur als Brief erkannt wird, sondern dass automatisch erkannt wird, worum es in dem Brief geht, ob es eine Kündigung ist, eine Bestellung oder nur ein Infobrief. Wenn das System weiß um was es geht, kann es darauf reagieren und dem Mitarbeiter Arbeit abnehmen.
Und genau das ermöglicht TelliDocX.
Schlagworte: Archivierung, Belegerfassung, DMS, Dokumentenmanagement, Open Source, Workflow