Intelligente Dokumente?

Zu jedem Dokument, das vom TelliDocX erfasst wird, gibt es eine XML-Datei (in Folge kurz XML genannt), die ebenso wie das Originaldokument im Filesystem abgelegt wird.

Alle im XML vorhandenen Informationen werden aus verschiedenen Dokumenten, Programmen oder Systemen zusammengetragen, damit die Informationen zum Dokument, schnell und gezielt zur Verfügung stehen. Die XML stellt eine Art von Cache dar, die bei Verlust oder Beschädigung ohne großen Aufwand neu erstellt wird. Sie ist aber auch eine Schnittstelle zu anderen Management-Systemen oder Programmen, wie ERP oder CRM.

Dank dieser Möglichkeit können Informationen programmübergreifend genutzt werden. Der strukturierte Aufbau einer XML gibt dabei aber auch die Möglichkeit, die hinterlegten Informationen für jede Abteilung unterschiedlich auszuwerten und darzustellen. (weiterlesen…)

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Wo liegen die Daten?

Die Daten eines klassischen DMS teilen sich in der Regel auf.

Zum Einen hat man die Dokumente selbst, die in den unterschiedlichsten Formaten vorliegen können, z.B. XLS, DOC, PDF oder PDF/A. Diese Dokumente werden meist in ein oder mehrere Archive ausgelagert und sind ohne das DMS nicht mehr verfügbar. Zum Anderen benötigt das System weitergehende Informationen über das Dokument. Sogenannte „tag Informationen“.

Diese Informationen müssen meist von Hand in das System eingepflegt werden und werden dann ebenfalls in Datenbanken gespeichert; seien es Kommentare, Verknüpfungen zu anderen Dokumenten oder die Zugehörigkeit zu einem Vorgang. Die Inhalte aus dem Dokument selbst werden nur selten direkt für das System genutzt und spielen meist eine nur untergeordnete Rolle.

Der Nachteil dieser Systeme ist, dass die tag-Informationen nur in einer zusätzlichen Datenbank vorliegen und ausschliesslich über diese mit den Dokumenten verknüpft sind. (weiterlesen…)

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Überblick

TelliDocX ist nicht nur ein Dokumentenmanagement System für kleine und mittelständische Unternehmen, das weitestgehend mit open-source-Technologien umgesetzt wurde.

TelliDocX geht einen „etwas anderen“ Weg als klassische Lösungen. Dieser Weg macht TelliDocX auch für große Unternehmen und Fachabteilungen interessant. TelliDocX gestaltet das Dokument selbst intelligenter, wozu in erster Linie erforderlich ist, das Dokument und seine Funktion im Arbeitsablauf zu verstehen.

Menschen nehmen ein Dokument in die Hand, lesen es sich durch oder werfen nur einen kurzen Blick darauf und wissen dann schon worum es geht, von wem es ist und was damit zu geschehen hat. Computer müssen das erst noch lernen, um diese Arbeit in Zukunft effektiv unterstützen zu können. Eine reine OCR Erkennung allein reicht nicht aus, sondern muss um eine semantische Analyse ergänzt werden, die an Hand des Inhalts eine automatische Zuordnung zu bestimmten Bereichen und Arbeitsschritten vornehmen bzw. darauf reagieren kann. (weiterlesen…)

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